Yrittäjä on toiminnastaan kirjanpitovelvollinen. Kirjanpitolaki ja -asetus muuttuivat 31.12.2001. Uutta lakia sovelletaan tilikausiin, jotka alkavat 1.1.2002 tai sen jälkeen. Lakia voidaan soveltaa jo siihen tilikauteen, joka on kulumassa lain voimaan tullessa. Tilinpäätös on laadittava lain edellyttämällä tavalla neljän (4) kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen, liitetiedot ja myös toimintakertomuksen.
Kirjanpidon hoitaminen on usein järkevää antaa tilitoimiston hoidettavaksi. Hyvä kirjanpitäjä vapauttaa resursseja itse yritystoimintaan. Pankin tiliote on tärkeä perusta kirjanpidon laatimiselle. Kuitenkin myös yrittäjän on syytä itse seurata kirjanpitoaan säännöllisesti, sillä vastuu esim. verottajan suuntaan on yleensä yrittäjällä itsellään, osakeyhtiössä hallituksen jäsenillä ja toimitusjohtajalla.
Tilikausi on 12 kuukautta. Ammatinharjoittajien tilikautena on kalenterivuosi, mutta muiden tilikausi määrätään yhtiösopimuksessa tai -järjestyksessä. Ensimmäinen tilikausi voi poikkeuksellisesti olla enintään 18 kuukautta tai vähemmän kuin 12 kuukautta, samoin liiketoimintaa lopetettaessa tai tilinpäätöksen ajankohtaa muutettaessa.
Laissa on pienille kirjanpitovelvollisille säädetty eräissä asioissa helpotettuja menettelyjä. Näitä helpotuksia lisättiin 31.12.2001 voimaan tulleella kirjanpito- ja tilintarkastuslain muutoksella. Samalla korotettiin pieniä kirjanpitovelvollisia koskevia raja-arvoja. Pienet kirjanpitovelvolliset, joille on annettu tiettyjä helpotuksia, on määritelty seuraavasti:
Jos enintään yksi seuraavista rajoista on ylittynyt:
- liikevaihto tai sitä vastaava tuotto 6,25 milj. euroa,
- taseen loppusumma 3,125 milj. euroa,
- palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä.
Pienet kirjanpitovelvolliset voivat laatia ja toimittaa kaupparekisteriin taseensa lyhytmuotoisena ja niille on asetettu jonkin verran suppeammat liitetietovaatimukset kuin suuremmille yrityksille (voivat esim. jättää toimintakertomuksen laatimatta). Lisäksi yritys voi laatia ja lähettää kaupparekisteriin tuloslaskelmansa lyhennettynä ilman keskeisiä liikevaihdon tunnuslukuja. Tuloslaskelman voi laatia lyhennettynä, mikäli enintään kaksi seuraavista ehdoista toteutuu:
- Liikevaihto enintään 3,4 milj. euroa.
- Taseen loppusumma enintään 1,7 milj. euroa.
- Palveluksessa enintään 25 henkilöä.
Toiminimen kirjanpito
Elinkeinonharjoittaja on toiminnastaan kirjanpitovelvollinen. Ammatinharjoittajien kirjanpitovelvollisuutta on kuitenkin kevennetty liikkeenharjoittajien kirjanpitovelvollisuuteen verrattuna. Ammatinharjoittaja, jonka toiminta ei ole yhtä laajaa kuin liikkeenharjoittajien ja perustuu olennaisesti elinkeinonharjoittajan omaan osaamiseen, ei ole velvollinen noudattamaan kahdenkertaista kirjanpitoa. Toiminimen kirjanpitoon on kuitenkin merkittävä tulot, oma käyttö, menot, korot ja verot.
Toiminimen tilikautena on kirjanpitolain mukaan kalenterivuosi. Ammatinharjoittajankin on syytä usein pitää kahdenkertaista kirjanpitoa. Tilinpäätös on laadittava kahden (2) kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Ammatinharjoittajan ei tarvitse toimittaa tilinpäätöstietoja kaupparekisteriin. Pidemmälti tietoa toiminimen kirjanpidosta löytyy osoitteesta https://bisnes.fi/toiminimen-kirjanpito/
Henkilöyhtiöiden kirjanpito
Liiketoimintaa harjoittavien henkilöyhtiöiden on pidettävä kahdenkertaista kirjanpitoa. Kirjanpidosta huolehtiminen on säädetty vastuunalaisten yhtiömiesten tehtäväksi. Kaikkien vastuunalaisten yhtiömiesten on myös allekirjoitettava tilinpäätös, joka käsittää tuloslaskelman ja taseen. Lain mukaan kirjanpidossa on noudatettava hyvää kirjanpitotapaa.
Henkilöyhtiön on laadittava tilinpäätös neljän (4) kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä ja toimitettava tilinpäätösasiakirjansa kaupparekisteriin kuuden (6) kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, jos kaksi seuraavista kolmesta edellytyksestä täyttyy:
- liikevaihto vähintään 6,25 milj. euroa.
- taseen loppusumma vähintään 3,125 milj. euroa.
- työntekijöiden lukumäärä keskimäärin vähintään 50.
Jos henkilöyhtiössä yhtiömiehenä on osakeyhtiö, tilinpäätös on toimitettava kaupparekisteriin. Säännös koskee sitä tilikautta, joka alkaa 1.1.2002 tai sen jälkeen. Säännöstä voi myös soveltaa jo siltä tilikaudelta, joka on kulumassa.
Osakeyhtiön kirjanpito
Osakeyhtiön kirjanpidolle, tilintarkastukselle ja tilinpäätökselle ja sen julkistamiselle on lainsäädännöllä asetettu monia vaatimuksia. Myös osakeyhtiössä on noudatettava kahdenkertaista kirjanpitoa. Yhtiölle on aina valittava tilintarkastajat (vähintään yksi varsinainen ja hänelle varamies) ja toimitettava tilintarkastus. Tilintarkastajat valitaan yhtiökokouksessa. Tilintarkastuksesta on säädetty erillinen tilintarkastuslaki. Osakeyhtiön tilinpäätös käsittää tuloslaskelman, taseen, liitetiedot ja toimintakertomuksen.
Osakeyhtiölain 11 lukuun on otettu yksityiskohtaisia määräyksiä osakeyhtiöiden kirjanpidosta. Nämä täydentävät kirjanpitolainsäädäntöä. Osakeyhtiön tilikausi tulee määrätä yhtiöjärjestyksessä. Osakeyhtiön tilinpäätösasiakirjat on toimitettava kaupparekisteriin kahden (2) kuukauden kuluessa tuloslaskelman ja taseen vahvistamisesta. Yhtiön on pidettävä tilinpäätöspäätösasiakirjat kaikkien nähtävänä kahden (2) viikon kuluessa tuloslaskelman ja taseen vahvistamisesta, kunnes tilinpäätösasiakirjat on kaupparekisteriin tehdyn ilmoituksen nojalla rekisteröity.
Kirjanpito- ja tilintarkastuslain muutoksella pienille osakeyhtiöille asetettuja liitetietovaatimuksia supistettiin. Käytännössä myös jatkossa kaikki osakeyhtiöt ovat velvollisia toimittamaan tilinpäätösasiakirjat kaupparekisteriin, mutta pieni osakeyhtiö voi jättää toimintakertomuksen laatimatta, jos se esittää tilinpäätöksen liitetiedoissa toimintakertomukseen sisällytettävät tiedot. Pieni osakeyhtiö voi myös laatia lyhennetyn taseen sekä lyhennetyn tuloslaskelman, jos edellä mainitut raja-arvot alittuvat ( ks. pieni kirjanpitovelvollinen ja lyhennetty tuloslaskelma).
Tilinpäätöksen julkistamisvelvollisuus
Seuraavien yritysten tulee toimittaa tilinpäätösasiakirjat kaupparekisteriin:
- kaikkien osakeyhtiöiden koosta riippumatta,
- osuuskunnan, keskinäisen vakuutusyhtiön ja vakuutusyhdistyksen,
- henkilöyhtiön, jonka vastuunalaisena yhtiömiehenä on osakeyhtiö,
- muun kirjanpitovelvollisen, kuten avoimen- ja kommandiittiyhtiön, jos niiden kohdalla täyttyy kaksi seuraavista ehdoista:
- Liikevaihto vähintään 6,25 milj. euroa.
- Tase vähintään 3,125 milj. euroa.
- Henkilöstö keskimäärin 50.